Yritys käyttää asiakirjoja kommunikoimaan, hoitamaan liiketoimintaa ja analysoimaan tuottavuuttaan. Yritysasiakirjat vaihtelevat lyhyistä sähköpostiviesteistä monimutkaisiin oikeudellisiin sopimuksiin. Jotkin asiakirjat ovat työntekijöiden ja yritysten omistajien valmistamia, kun taas toiset ovat laatineet yrityksen ulkopuoliset ammattilaiset, kuten kirjanpitäjät ja lakimiehet. Koska asiakirjat todistavat organisaation asioista ja niihin voidaan viitata tulevina vuosina, on tärkeää, että ne ovat hyvin kirjoitettuja.
Sähköpostit ja muistiot
Työtoverit käyttävät yleensä sähköpostia välittäessään tietoja toisilleen. Ennen kuin sähköposti tuli yleiseksi, muistioita käytettiin sisäisiin viesteihin. Muistioita käytetään edelleen tilanteissa, joissa viestin on tarkoitus olla mukana tietyssä tiedostossa, ja tapauksissa, joissa vaaditaan enemmän yksityisyyttä kuin sähköpostia.
Sekä muistio että sähköposti tunnistavat lähettäjän ja vastaanottajan ja sisältävät aiherivin. Teksti on muotoiltu yhteen tai useampaan kappaleeseen.
Yrityskirjeet ulkoista viestintää varten
Yrityskirjeitä käytetään yhteydenpitoon toimiston ulkopuolella olevien henkilöiden kanssa. Vastaanottajia voivat olla asiakkaat, muiden yritysten kollegat, palveluntarjoajat, yritystä neuvovat ammattilaiset, valtion virkamiehet ja työnhakijat. Yrityskirje on yleensä muotoiltu lohkotyyliin, jossa kaikki kirjeen osat, paitsi kirjelomake, on kohdistettu vasempaan marginaaliin.
Se voidaan lähettää sähköpostitse tai toimittaa postitse. Jos kirje lähetetään sähköpostin tekstinä, lähettäjä lisää nimen, työnimikkeen ja yhteystiedot sähköpostin alaosaan.
Yritysraportit tietojen välittämiseksi
Yritysraportit välittävät tietoja muodollisemmassa muodossa ja yleensä pidempään kuin kirje. Raportit kattavat useita aiheita, kuten turvallisuuden noudattaminen, myyntiluvut, taloudelliset tiedot, toteutettavuustutkimukset ja markkinointisuunnitelmat. Ne voivat sisältää tilastoja, kaavioita, kaavioita, kuvia, tapaustutkimuksia ja tutkimustuloksia. Jotkut raportit julkaistaan sijoittajien hyödyksi. Jos raportti on säännöllinen, kuten kuukausittainen myyntiraportti, mallia käytetään helpottamiseksi ja vertailun mahdollistamiseksi aiempien raporttien kanssa.
Kaupan asiakirjat liiketoiminnan hoitamiseksi asiakkaiden kanssa
Yritys käyttää asiakirjoja liiketoimintaansa asiakkaidensa kanssa. Ajan säästämiseksi nämä asiakirjat voidaan muotoilla lomakkeeksi, kuten tilauslomake, lähetyssivu, lasku tai kuitti. Käytetyt transaktiotyypit vaihtelevat jonkin verran yrityksen luonteen mukaan. Esimerkiksi vakuutusasiamies luo vakuutussovelluksia ja vakuutuksia, kun taas lainanantaja käyttää lainasovelluksia ja kiinnitysasiakirjoja.
Joillakin aloilla yritykset tekevät sopimuksia muiden kanssa; nämä asiakirjat saattaa laatia yhtiön asianajaja.
Rahoitusasiakirjat yrityksen hallitsemiseksi
Yritys käyttää talousasiakirjoja pysyäkseen budjetissaan, valmistellakseen budjettiehdotuksia ja jättääkseen veroilmoituksia. Näitä asiakirjoja ovat kuittitiedot, palkanlaskuraportit, maksetut laskut, tiliotteet, tuloslaskelmat, taseet ja veroraportointilomakkeet. Nämä asiakirjat voi valmistaa yhtiön kirjanpitäjä.
Yrityksen omistaja käyttää näitä asiakirjoja yrityksen taloudellisen menestyksen määrittämiseen ja tuottamattomien alueiden tunnistamiseen. Osastopäällikkö voi käyttää talousasiakirjoja budjettiehdotuksen valmisteluun.