Menettelyohjeet ovat hyödyllisiä työkaluja erilaisiin työympäristöihin. Tarvitaanko työntekijöiden tietoa kopiokoneen käytöstä tai tarvittavan työterveys- ja työturvallisuuskoulutuksen suorittamisesta, toimintakäsikirja voi tarjota yleiskuvan vaiheista. Monet työnantajat suunnittelevat yhdistettyjä "politiikka- ja menettelyohjeita" -oppaita, mutta on tärkeää tunnistaa ero: politiikat kuvastavat sääntöjä, kun taas menettelyt heijastavat prosesseja ja niiden täydentämistä. Tehokkaan menettelykäsikirjan laatimisessa on välttämätöntä keskittyä itse menettelyyn ja antaa tietoja, jotka ovat hyödyllisempiä työntekijöille sen suorittamisessa.
Ominaisuudet
Menettelyoppaan on oltava helppo lukea ja käyttää. Menettelykäsikirja, joka vaatii oman menettelykäsikirjan vain sen lukemiseksi, ei ole kovin hyödyllinen kenellekään työntekijälle. Lisäksi menettelykäsikirjan tulisi olla johdonmukainen kaikissa elementeissä, mukaan lukien tyyli, muotoilu ja tiedot. Menettelyohje on suunniteltu auttamaan muita tietyn tehtävän suorittamisessa, joten se tulisi kirjoittaa lukijoita ajatellen. Kuvattujen prosessien tulisi olla selkeitä ja loogisia, jotta kaikki lukijat voivat seurata menettelyä vaikeuksitta.
ominaisuudet
Menettelyoppaat vaihtelevat erityispiirteiden mukaan yksityiskohtaisten tietojen tyypin mukaan. Suurimmaksi osaksi tehokkaita menettelyohjeita ovat kuitenkin ne, joissa on selkeä ja johdonmukainen muotoilu, jotta lukijat tietävät kuinka seurata materiaalia. Kappaleiden tulisi alkaa ja päättyä sekaannuksetta, ja lukijoiden ei pitäisi joutua miettimään, missä yksi vaihe loppuu ja toinen alkaa. Kirjoittajien tulisi kuvata vaiheita vahvojen toimintatapojen avulla varmistaakseen, että lukijat tietävät tarkalleen mitä tehdä, ja heidän tulisi tarjota tarvittaessa selityksiä ja vaihtoehtoja. Kaikkien kuvakkeiden, kuvien tai kaavioiden / kaavioiden on oltava ymmärrettäviä ja helppoja seurata.
Kirjoitustyyli
Menettelyoppaan kirjoitustyylin tulisi perustua selkeään ja ytimekkääseen kieleen. Kaikkien menettelytietojen tulisi olla tarkkoja, ja kaikki lyhenteet tulisi täsmentää suluissa olevalla selityksellä - esimerkiksi "Food and Drug Administration (FDA)". Vältä jonkin aikaa liikkeessä olevissa menettelyohjeissa sellaisten tietojen käyttöä, jotka saattavat vanhentua nopeasti. Useimmille tuntemattomia teknisiä kieliä ja ammattikieltä tulisi välttää.
Design
Menettelyoppaan suunnittelu riippuu suurelta osin hahmoteltavasta menettelytavasta, mutta joitain suunnittelusuosituksia sovelletaan kaikkiin menettelyohjeisiin. Hyvässä menettelyohjeessa käytetään paljon tyhjää tilaa. Toisin sanoen käsikirja ei ole ylikuormitettu painatuksella, vaan tarjoaa pikemminkin sisennyksiä ja kappaleväliä lukijan pelottamisen välttämiseksi. Tehokkaissa menettelykäsikirjoissa on myös selkeät otsikot ja alaotsikot sekä muut sopivat merkinnät ja hahmotelmat monille kohdille.
Vastuut
Menettelyohjeiden kirjoittamisesta vastaavat henkilöt ovat myös vastuussa niiden säännöllisestä tarkistamisesta. Jos materiaalista tulee merkityksetöntä, se on poistettava tai päivitettävä. Jos tiedot eivät ole tehokkaita työntekijöiden auttamiseksi, käsikirjaa tulisi tarkistaa ja parantaa. Toimenpidekäsikirja on vain yhtä hyödyllinen kuin työ, jonka sen avulla lukijat voivat suorittaa, ja jos käsikirja epäonnistuu, kirjoittajalla on vastuu muuttaa sitä.