Kun lisäät tiedostoja Exceliin (tiedosto, kuten PDF-tiedosto, Word-asiakirja tai sähköpostiviesti, voit käyttää sitä helpommin kokouksen aikana tai jakaa kattavampia tietoja, kun lähetät laskentataulukon työtoverille. Liitä objekti tällä tavoin, voit lisätä kaiken olemassa olevan tiedoston sisällön, sisällyttää tiedostoon linkitetyn kuvakkeen tai luoda upouuden tiedoston ja upottaa sen sitten Excel-laskentataulukkoon.
Syyt tiedoston liittämiseen
Voit lisätä Word-asiakirjoja Excel- tiedostoihin tai liittää melkein minkä tahansa median. Prosessi on helppo ja se palvelee useita tarkoituksia. Monissa tapauksissa tiedoston lisääminen on kätevä tapa koota asiaankuuluvat tiedot yhteen asiakirjaan.
Sinulla voi esimerkiksi olla laskentataulukko, jossa on myyntiyhteystietoja, mutta sinulla on myös Word-asiakirja, jossa on kattavat muistiinpanot tietyille yksittäisille yhteyshenkilöille laskentataulukossa. Sinulla voi olla myös PDF-tiedostoja, joissa on laskuja ja sopimuksia suhteessa joihinkin kontakteihin. Sen sijaan, että luot erillisen tiedoston kullekin yhteyshenkilölle tai isännöit näitä tietoja erikseen, voit lisätä liitteen, jotta pääset nopeasti käsiksi.
Toinen yleinen syy on pääsy ulkoisiin asiakirjoihin ja esityksen elementteihin. Esityksen aikana voit nopeasti hakea muita asiakirjoja ja elementtejä esitykseen. Nämä ulkoelementit avautuvat ja voit jatkaa esityksen suorittamista saumattomasti.
Liitteiden on oltava samassa tietokoneessa
Voit upottaa PowerPoint-esityksen palautumaan Excelistä, kun olet jakanut tiedot työkirjaan. Voit myös ttach tiedostoja Excelissä muiden grafiikkaa. Yksi asia on huomata, että liitteet haetaan vain, jos tiedosto on isännöity samassa tietokoneessa tai palvelimessa, joka on käytettävissä esityksen aikana.
Jos käytät Excel-taulukkoa toisella asemalla esitellessäsi, varmista, että myös ulkoiset tiedostot ovat isäntänä asemassa.
Liitä olemassa oleva tiedosto
Todellisen tiedoston liittäminen on helppoa. Napsauta laskentataulukon solua, johon haluat lisätä objektin. Valitse Lisää- välilehti. Napsauta Objekti Tekstiryhmässä avataksesi Objekti-valintaikkunan. Valitse Luo tiedostosta -välilehti. Napsauta Selaa- painiketta ja etsi liitettävä tiedosto. Napsauta tiedostoa valitaksesi sen ja napsauta Lisää- painiketta.
Tässä vaiheessa tiedosto on valmis, mutta sinun on määritettävä, miten pääset tiedostoon. Valitse Linkki tiedostoon -valintaruutu, jos haluat upottaa tiedoston sisällön laskentataulukkoon. Valitse Luo kuvake -valintaruutu lisätäksesi kuvakkeen, joka linkittää tiedostoon. Viimeistele prosessi ja liitä tiedosto valitsemalla OK .
Luo ja liitä uusi tiedosto
Napsauta laskentataulukon solua, johon haluat lisätä objektin. Valitse Lisää- välilehti ja napsauta sitten objektiryhmää avataksesi Objekti-valintaikkunan.
Napsauta Luo uusi -välilehteä ja avaa uusi tiedosto. Valitse liitettävän objektin tyyppi Object Type -ruudusta. Valitse Luo kuvake -valintaruutu lisätäksesi kuvakkeen, joka linkittää tiedostoon. Viimeistele ja lisää kuvake asiakirjaan napsauttamalla OK .
Valitun objektityypin mukaan joko ohjelmaikkuna avautuu tai muokkausikkuna tulee näkyviin Exceliin. Luo uusi tiedosto, jonka haluat lisätä. Sulje uusi ohjelmaikkuna tai liitä uusi tiedosto napsauttamalla takaisin Excel-ikkunaa.
Tallenna laskentataulukko ennen Excelin sulkemista . Muutoksiasi ei tallenneta pysyvästi, ennen kuin päivität asiakirjan.