Palkkasumman kerääminen tarkoittaa palkkojen ja palkkojen tunnistamista, jotka työntekijäsi ansaitsevat, mutta joita ei ole vielä maksettu. Kun olet maksanut kertyneet kulut, teet oikaisumerkintöjä palkkapäiväkirjaan kulutustilin kompensoimiseksi. Palkkojen kartuttaminen riippuu siitä, kuinka palkat työntekijöillesi.
Henkilöllisyystodistus
Jos maksat toimihenkilöillesi puolikuukausittain, heille maksetaan palkkatasoa, joten et kerää palkkatietoja. Ne voidaan esimerkiksi maksaa jokaisen kuukauden viidentenätoista ja viimeisenä päivänä. Ensin mainittuun sisältyy palkka ensimmäisestä viidentenätoista ja jälkimmäinen kuudestatoista kuukauden viimeiseen päivään. Tällöin jokainen maksu on palkkajakson loppuun saakka ansaittu palkka, joka on sama kuin palkkapäivä. Jos työntekijöillesi ei kuitenkaan makseta nykyistä palkkaa - mikä tapahtuu yleensä viikoittaisten tai kahden viikon välein maksettavien tuntityöntekijöiden kohdalla -, sinulle kertyy palkanlaskenta. Esimerkiksi tammikuun 31. päivään mennessä ansaitut kahden viikon välein maksettavat palkat helmikuun alussa edellyttävät palkanlaskentaa.
Palkat ja vähennykset
Käytä palkanlaskennassa kyseisen palkkapäivän palkkaajan päättymispäivää. Jos esimerkiksi viikkopalkat 13. – 19. Tammikuuta maksetaan 25. tammikuuta, käytä tulopäivänä 19. tammikuuta ja huomaa, että palkat maksetaan 25. tammikuuta. Kirjoita palkkakustan alle. veloituksena maksetut palkat yhteensä. Luettele sitten kunkin yksittäisen palkkavähennyksen summa hyvityksinä. Tällaisia vähennyksiä ovat liittovaltion tulovero, valtion tulovero, FICA-vero, palkanlisäys ja sairausvakuutus sekä 401 (k). Lisää hyvitykset ja kirjoita kokonaismäärä hyvityksenä nettopalkkasi maksutavaksi. Hyvitysten kokonaismäärän tulee olla sama kuin kokonaisveloitus.
Työnantajavelat
Kirjaa palkkasitoumuksesi erillisenä merkintänä suoriteperusteeseen. Syötä kunkin velan kokonaismäärä veloitukseksi ja tasaa ne hyvityksinä vastaavalle maksettavalle tilille. Esimerkiksi kirjaa vastuusi FICA-verosta, työntekijän korvauksesta, 401 (k) ottelusta sekä liittovaltion ja osavaltion työttömyysverosta yksittäisinä veloina. Syötä sitten veloitettavan tilisi alle hyvityksenä näiden veloitusten kokonaismäärä.
Rahalähetys
Palkkapäivänä voit korvata suoriteperusteisen tosiasiallisen palkkapäivän kertymispäivän sijasta. Kirjaa maksettava nettopalkkasumma veloitukseksi ja tasaa se hyvityksenä kassatilillesi. Kirjaa kaikki palkkojen pidätys- ja palkkakulut, jotka olet suorittanut veloituksina. Lisää veloitukset ja hyvitä kokonaismäärä hyvityksenä kassatilillesi.
Huomioita
Tilikauden tai vuoden lopussa kertyy palkkasumma, jos palkat ansaitsivat yhdessä kuukaudessa, mutta maksettiin toisessa. Huomaa suoriteperuste sekä palkanmaksun kuukausi ja päivämäärä. Jos sinun ei tarvitse kerätä palkanlaskentaa, tee yksinkertaisesti palkanlaskenta jokaisen palkkajakson lopussa, jonka on vastattava palkkapäivää.