Lähes neljänneksellä kaikista Yhdysvaltain postipalvelun (USPS) kautta kulkevista viesteistä on osoitteessa virhe, joka voi vaikeuttaa toimitusta, aiheuttaa viivästyksiä ja maksaa postitoimistolle aikaa ja rahaa, USPS.com PostalExplorerin mukaan online-työkalu. Kirjeiden kirjoittajat ymmärtävät usein väärin osoiterivien oikean järjestyksen, mukaan lukien USPS: n tarkkailurivi, johon liikeosasto tulisi kirjoittaa. Vihje: Se ei ole kirjekuoren vasemmassa alakulmassa.
Aseta osoitteet oikeaan paikkaan
Kirjoita kirjekuoren vasempaan yläkulmaan palautusosoitteesi: nimi, yrityksesi nimi, katuosoite tai postilaatikko sekä kaupunki, osavaltio ja postinumero. Etsi nyt kirjekuoren keskipiste ja siirrä yksi tila oikealle; tähän menee vastaanottajan osoitteen ensimmäinen rivi. Muista kirjoittaa osoite kirjekuoren pisimmän sivun suuntaisesti. Osoitteen ensimmäistä riviä kutsutaan nimeksi tai huomioriviksi. Jos lähetät sen tietylle osastolle tietyn henkilön sijaan, aseta osasto ensimmäiselle riville. Voit kirjoittaa "Huomio" tai sen lyhenteen "ATTN", mutta se ei ole välttämätöntä.
USPS: n automaattiset postinlukulaitteet lukevat osoitteet alhaalta ylöspäin alkaen kaupungista, osavaltiosta ja postinumeroista. Seuraavaksi koneet etsivät katuosoitetta tai postilokeron numeroa, sitten yrityksen nimeä ja lopuksi sen lopullista vastaanottajaa, olipa kyse henkilöstä tai osastosta. Kun postimiehillä oli tapana lajitella postia, sillä ei ollut väliä niin paljon, jos kirjoitit "ATTN: M.Murdock" vasempaan alakulmaan, mutta näin tekemällä tänään sekaannetaan koneita tai he eivät näe sitä, koska se on pois päältä niiden skannausalueelta.
Esimerkki oikeasta vakio-osoitteesta, jonka automaattiset koneet voivat helposti lukea, on:
- Nimi tai osasto: MARKKINOINTIOSASTO
- Yrityksen nimi: HOMETOWN CONFECTIONS INC
- Katuosoite: 6300 PARKS ST
- Kaupunki, osavaltio, postinumero: FREDERICK MD 21702
Kirjoittaminen henkilölle, osastolle tai molemmille
Jos haluat puhua henkilölle, tee se osaston sijaan ja lisää henkilön nimi, jos tiedät sen. Esimerkiksi: MS ANNA DREW -MARKKINOINTIJOHTAJA. Jos se ei mahdu yhdelle riville, siirrä otsikko toiselle riville. MARKKINOINTIOSASTON lisääminen on tässä tapauksessa tarpeetonta, joten jätä se pois. Jos et tiedä henkilön nimeä, voit kirjoittaa MS ANNA DREW riville yksi ja MARKKINOINTIOSASTO riville kaksi, jos yritys on riittävän suuri, jotta et usko, että kirje pääsee vastaanottajalle nimeämättä osastoa.
Käytä kaikkia kirjaimia ja välilyöntejä
Automaattiset USPS-koneet voivat lukea nopeasti ja helposti, jos käytät KAIKKIA CAPS-merkintöjä ilman välimerkkejä. Kuten useimmat ihmiset, sinut on todennäköisesti koulutettu kirjoittamaan osoite nimellä "Kaupunki, osavaltio (kaksi välilyöntiä) ja sitten postinumero." Oikea tapa tarkalleen koneen lukemiseen on kuitenkin "Kaupungin (yksi välilyönti, ei pilkua) valtion (kaksi välilyöntiä) postinumero." Käytä kaksikirjaimista lyhennettä, jonka USPS merkitsee jokaiselle osavaltiolle, kuten Sanakirjasi osoittaa. Huomaa, että nämä eroavat perinteisistä valtion lyhenteistä, joita käytetään edelleen sanomalehtiartikkeleissa ja muodollisissa kirjoituksissa. Esimerkiksi:
- Kirjoita PA, ei Pa.
- Kirjoita RI, ei RI
- Kirjoita ND, ei N. Dak.
Noudata tarkan toimituksen lisäohjeita
USPS.com PostalExplorer antaa lisäohjeita sen varmistamiseksi, että postisi saapuu haluamaasi paikkaan:
- Tasaa vasemmalle osoitteen kaikki rivit.
- Käytä yksinkertaisia fontteja ja vähintään 10 pisteen tyyppiä.
- Muista lisätä suunta, kuten N, SE tai W. Sama osoite voi olla sekä kadun pohjois- että eteläpäässä.
- Varmista, että osoite näkyy oikein kirjekuorien ikkunoissa tai tarroissa.
- Käytä mustaa mustetta valkoisella tai muulla vaalealla paperilla. Älä koskaan käytä käänteistä tulostusta valkoisena tummalla paperilla.
- Laita sviitti- tai huoneistonumero riville katuosoitteen yläpuolelle, jos kaikki eivät mahdu yhdelle riville.