Yritysviestintäosastoilla on keskeinen rooli siinä, miten sijoittajat, työntekijät ja suuri yleisö kokevat yrityksen. He raportoivat usein suoraan yrityksen toimitusjohtajalle ja toimivat neuvonantajina yrityksen maineen hallinnassa. Ne auttavat johtajia valmistautumaan mediahaastatteluihin, kehittämään viestejä sijoittajille ja työntekijöille ja ehdottamaan uusia aloitteita pitämään yritykset kärjessä viestinnässä sidosryhmiensä kanssa.
Mediasuhteet ja viestintä
Tämä voi olla toiminto, josta yritysviestinnän johtajat tunnetaan parhaiten. Mediasuhdetoiminta sisältää uutiskirjeiden kirjoittamisen ja jakamisen sekä vastaamisen mediakyselyihin. Yritysviestijät valvovat kaikkea uutiskonferenssien suunnittelua, mukaan lukien tapahtumapaikan valitseminen, bannereiden ja muiden grafiikkojen näyttämisen järjestäminen tapahtumassa, tietopakettien valmisteleminen jaettavaksi medialle ja johtajien valmisteleminen puhumaan uutiskonferensseissa.
Mediasuhteisiin kuuluu myös tiedottajajärjestely paikallisissa televisio- ja radio-ohjelmissa. Yritysviestijät seuraavat sanomalehtiä, televisiouutislähetyksiä ja muita myyntipisteitä nähdäkseen, mitä tiedotusvälineet sanovat yrityksestä, ja laatiakseen strategioita väärän tiedon torjumiseksi.
Asiakas- ja suhdetoiminta
Suhteiden luominen asiakkaisiin ja vastaaminen yleisön kyselyihin kuuluu yritysviestinnän suhdetoimintoihin. Tämän alueen tehtäviin kuuluu uutiskirjeiden, esitteiden ja muun suurelle yleisölle suunnatun painetun aineiston tuottaminen.
Yritysviestijät hallinnoivat myös yrityksen verkkosivustoa ja sosiaalisen median läsnäoloa, johon kuuluu seurata, mitä asiakkaat ja asiakkaat sanovat yrityksestä sosiaalisten verkostojen verkkosivustoilla, ja vastata epätarkkoihin viesteihin tai tietopyyntöihin.
Viestinnän ammattilaiset voivat vastata suoraan kansalaisten ja asiakkaiden puheluihin ja sähköposteihin, joissa on kysymyksiä yrityksen suunnitelmista tai toiminnasta. He järjestävät yrityksen puhujien esityksiä paikallisille yhteisöryhmille ja voivat helpottaa ryhmäkierroksia yrityksen toiminnasta.
Kriisiviestinnän neuvonta
Kun tapahtuu tapahtuma, joka uhkaa yleistä turvallisuutta tai yrityksen mainetta, yritysviestintäjät toimivat toimitusjohtajien ja vanhempien johtajien neuvonantajina kriisin hallitsemisessa. Kriisiviestinnälle ominaisten asioiden erityiskoulutus auttaa yrityskommunikaattoreita valmistautumaan tapahtumiin, kuten kemikaalien roiskumiseen, työpaikalla tapahtuvaan väkivaltaan, vahingossa tapahtuvaan kuolemaan työpaikalla, irtisanomisilmoituksiin ja väitteisiin yrityksen väärinkäytöksistä. He työskentelevät usein organisaatioidensa henkilöstön kanssa kriisiviestintäsuunnitelmien laatimisessa ennen katastrofeja.
Kriisi voi vaatia viestintähenkilöstöä työskentelemään asianajajien, valtion sääntelyviranomaisten, poliittisten virkamiesten, hätäapuhenkilöstön ja muiden yritysten viestintähenkilöstön kanssa kriisiviestejä kehitettäessä.
Sisäinen työntekijöiden viestintä
Sen lisäksi, että yrityksen viestit välitetään ulkopuolisille yleisöille, yritysviestijöitä voidaan myös kutsua toimimaan työntekijöiden viestintäpäälliköinä. Tähän sisältyy painettujen julkaisujen suunnittelu ja sähköpostiviestien kirjoittaminen yrityksen uutisten ilmoittamiseksi, etuustiedot ja koulutusmahdollisuudet. Yritysviestijät voivat auttaa kohderyhmiä oppimaan etusijalla oleville työntekijöille tärkeimmät asiat. He neuvovat vanhempia johtajia siitä, kuinka parantaa suhteita henkilöstöönsä ja saada tukea heidän aloitteilleen. Yritysviestinnän henkilöstö voi myös hallinnoida yrityksen intranetiä ja sisäisiä blogeja.