Tietokoneistetut kirjanpito-ohjelmat ovat vuosien varrella edistyneet paljon. Nämä ohjelmat helpottavat yritysten omistajien elämää kulujen seurannassa, verojen valmistelussa ja tulojen kasvussa. Kirjanpito-ohjelmistoista on tullut yleisiä, tietokoneeseen luottamiseen on sekä etuja että haittoja kaikessa kirjanpidossa.
Etu: Yksinkertaisuus
Suurin osa yritysten omistajista ei ole kaupan perusteella kirjanpitäjiä tai kirjanpitäjiä, ja heidän mielestään on haastavaa tehdä suurin osa kirjanpitotehtävistä. Tässä kirjanpito-ohjelmat antavat yrityksen omistajalle etuja. Laaja valikoima kirjanpito-ohjelmia ovat kuluttajaystävällisiä. Yritysten omistajat voivat tehdä ostoksia löytääksesi ohjelman, joka on helppo asentaa, oppia ja käyttää. Monet ohjelmat antavat kehotteita jokaiselle osalle syötettävien tietojen tyypistä. Kun järjestelmä on luotu pankkitileillä, veloilla ja toimittajilla, yrityksen omistajan on vain päivitettävä tietoja niiden saapuessa.
Etu: Luotettavuus
Suurin osa suurimmista ohjelmistoista tekee ohjelman käytöstä yksinkertaista. Matematiikka on tarkka ja luotettava, joten yrityksen omistaja voi määrittää käytettävissä olevat varat tarkasti milloin tahansa.
Etu: Kustannustehokkuus
Talon sisäisen kirjanpitäjän palkkaaminen tai työn ulkoistaminen kirjanpitäjälle tai kirjanpitoyritykselle voi olla kallista. Ohjelmistolla on ennakkomaksut, ja se saattaa edellyttää kirjanpitäjän sopimista tilin luomiseksi ja yrityksen omistajan kouluttamiseksi ohjelman käyttöön, mutta siitä tulee nopeasti kustannustehokasta. Omistajan ei tarvitse maksaa mistään muusta kuin ohjelmiston ostamisesta ja asennuksesta. Useimmat ohjelmat toimivat käyttöjärjestelmien kanssa vuosia ja vaativat vain joskus halpaa päivitystä.
Etu: Kyky tehdä yhteistyötä
Monien ohjelmistojen avulla yritysten omistajat voivat asettaa käyttöoikeuksia, jotka antavat ulkopuoliselle kirjanpitäjälle tai kirjanpitäjälle pääsyn tietoihin. Yritysten omistajat voivat synkronoida tietoja pankki- ja luottotileihin ja tuoda tietoja hiiren napsautuksella. Tämä antaa yritysten omistajille mahdollisuuden sovittaa tilit nopeasti yhteen ja tuoda oikeat tiedot, jotka tärkeimpien neuvonantajien on tarkistettava.
Yritysten omistajien tulisi tarkistaa parhaat vaihtoehdot yritykselle. Harkitse varmuuskopioita joko pilvestä tai erillisiltä kiintolevyiltä ylläpitääksesi tarkkoja tietoja, jos ongelmia ilmenee.
Haitta: Mahdollinen petos
Riippuvuus tietokoneista johtaa joskus suurempiin ongelmiin. Kun pilvessä on enemmän ohjelmistotietoja, hakkereilla on enemmän mahdollisuuksia hankkia yrityksesi taloudelliset tiedot ja käyttää niitä. Tämä vaarantaa omaisuuden ja luo mahdollisen vastuun, jos hakkerit käyttävät työnantajan verotunnistusta luottokorttien ja yrityslainojen avaamiseen. On myös riski siitä, että joku yrityksessä käyttää tietoja, ehkä kerää rahaa päivittäisistä talletuksista ja muuttaa ohjelman tietoja. Yritysten omistajien on suojattava ahkerasti taloudellisia tietoja.
Haitta: Tekniset ongelmat
Tietokoneita käsiteltäessä voi syntyä ongelmia. Saatat täydentää kirjanpitäjän vuoden lopun tietoja ja kokea sähkökatkon. Tietokoneet saattavat hankkia viruksen ja epäonnistua. On myös mahdollista, että käyttäjät suorittavat virheellisesti ohjelmistotoimintoja, joita he eivät tunne. Jos käyttäjä yrittää tehdä jotain, mutta tahattomasti tekee jotain muuta, virheen kumoaminen saattaa viedä jonkin verran työtä.
Haitta: Virheelliset tiedot
Kirjanpitotiedot ovat vain yhtä hyviä kuin järjestelmään tallennetut tiedot. Yritysten omistajat, jotka eivät vie aikaa tililuokkien luomiseen oikein, voivat syöttää tietoja ja luoda virheellisiä raportteja.
Yritysten omistajat voivat tehdä paljon tietokoneistettuun kirjanpitoon liittyvien haittojen ja mahdollisten ongelmien lieventämiseksi asianmukaisella suunnittelulla ja ohjelmistojen integroinnilla. Ajan käyttäminen sen perustamiseen on helpompaa ja halvempaa kuin yrittää palata takaisin, koska ongelman sattuessa