Korjaukset ja kunnossapito ovat kustannuksia, joita yritykselle aiheutuu palauttaakseen omaisuuserän aikaisempaan toimintatilaan tai pitääkseen omaisuuden nykyisessä toimintakunnossaan. Ne eroavat omaisuuserän ostamiseen käytetyistä pääomakustannuksista. Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden - GAAP - mukaan sinun on kirjattava korjaus- ja kunnossapitokulut kirjanpitoon ja raportoitava ne tilinpäätöksessäsi sillä kaudella, jona ne ovat syntyneet. Ohjeet ovat melko suoraviivaisia, ja hahmotellaan alla oleva prosessi.
Korjaukset ja ylläpitokustannukset vs. pääomakustannukset
Investoinnit ovat kustannuksia, jotka yritykselle aiheutuu omaisuuden hankkimisesta, käyttöiän pidentämisestä tai kapasiteetin tai tehokkuuden lisäämisestä. Korjaus- ja ylläpitokustannukset ylläpitävät vain omaisuuserän käyttöikää tai nykytilaa. Ero on yleensä selkeä, vaikka toisinaan tarvitaan tuomion vaatimus tietystä kustannuksesta.
Esimerkiksi rikkoutuneen osan korvaaminen moottorissa on korjauskustannuksia, kun taas moottorin päivittäminen koneen kapasiteetin lisäämiseksi on investointeja. Yritys käyttää kokonaisia korjaus- tai ylläpitokustannuksia kerralla, mutta kohdentaa investoinnit kuluksi ajan mittaan.
Kustannusten kirjaaminen oikealla tilikaudella
GAAP: n ja suoriteperusteisen kirjanpidon mukaan sinun on kirjattava kulu sillä kaudella, jona se on syntynyt. Ajanjakso, jona maksat kuluista, ei vaikuta siihen, milloin kulu kirjataan kirjanpitoon. Korjausaika ja maksuaika ovat usein samat, mutta näin ei aina ole.
Jos esimerkiksi korjaat kuorma-auton moottorin kuluvan vuoden lopussa, mutta aiot maksaa korjauksen ensi vuonna, sinun on kirjattava kulutus kuluvalle vuodelle.
Päiväkirjamerkinnän tallentaminen
Jos haluat kirjata korjaus- tai ylläpitokustannukset kirjanpitoon, veloita korjaus- ja ylläpitokustannustiedot päiväkirjamerkinnässä ilmoitetulla kustannuksella. Veloitus lisää kulutustiliä. Luotto joko käteisellä tai ostovelalla olevalla tilillä samalla summalla riippuen siitä, miten maksat kustannuksesta.
Hyvitys vähentää käteistiliä, joka on omaisuuserä, mutta lisää ostovelkaa, joka on velkaa, summalle, jonka olet velkaa kolmannelle osapuolelle.
Tuloslaskelma
Laske tilikauden lopussa yhteenlasketut korjausmenot ja ylläpitokustannukset kauden aikana. Kirjoita ”Korjaus- ja ylläpitokulut” ja kokonaissumma rivikohtaan tuloslaskelmasi toimintakustannusosioon.
Jos sinulla oli esimerkiksi 10 000 dollaria korjaus- ja ylläpitokustannuksia vuoden aikana, kirjoita tuloslaskelmasi toimintakustannusosioon ”Korjaus- ja ylläpitokulut 10 000 dollaria”.
Varoitus
IRS-ohjeet ja GAAP-kirjanpitomenettelyt muuttuvat usein. Varmista, että perustelet kirjanpidon viimeisimpiin käytettävissä oleviin kirjanpitoon ja verotukseen liittyviin menettelyihin.