Toimistotarvikkeiden ja verotuksellisten kulujen ero

Yrityksen avaaminen ja hoitaminen maksaa rahaa, riippumatta siitä, käytetäänkö se käynnistyskuluihin, yleiskustannuksiin, palkoihin tai toimistotarvikkeisiin yhtä yksinkertaisesti kuin muistikirjat. Harkittavana on kolme pääasiallista toimistokululuokkaa: yleiset toimistokulut, toimistotarvikkeet ja suuret toimistolaitteet, kuten huonekalut. Kaikkiin on puututtava asianmukaisesti, kun yritykset valmistelevat verojaan vähennysten saamiseksi.

Toimiston yleiset kulut vs. tarvikkeet

Toimiston yleiset kulut liittyvät toimistoihin. Toimistosi yleiseen kululuetteloon voi sisältyä pöytätietokoneet ja kannettavat tietokoneet ja tabletit, toimistopuhelinjärjestelmät ja työntekijöiden matkapuhelimet, kirjanpito-ohjelmistot, verkkosivustopalvelut ja Internet-maksut. Muut toimintakulut voivat sisältää siivouspalvelut ja apuohjelmat.

Toimistotarvikkeet ovat lyhytaikaisia ​​tuotteita, jotka on täytettävä uudelleen tai vaihdettava. Inline Accounting neuvoo yritystyypistä riippuen tulostimen mustetta, väriainetta, kahvia, niittejä, kyniä, vettä ja paperitavara mukaan lukien paperilaskut. Suuria, enemmän rahaa maksavia esineitä, kuten toimistokalusteita, pidetään yritystarvikkeina.

Liikekulut vs. pääomamenot

Investoinnit ovat rahaa, jota yritykset käyttävät tärkeimpien aineellisten hyödykkeiden hankkimiseen, ylläpitoon ja parantamiseen. Nämä kulut syntyvät, kun yritykset tekevät suuria investointeja, laajentavat toimintaansa tai aloittavat suuria projekteja. Näitä voivat olla uuden varaston rakentaminen, uuden katon asentaminen tai kuorma-autokannan ostaminen.

Nämä ovat eri luokka kuin yrityskulut. Investoinnit on tarkoitettu pitkän aikavälin yritystarpeisiin, kun taas liiketoiminnan kulut ovat lyhyempiä. Investointeja ei voida kokonaan vähentää samalla tavalla kuin toimistotarvikkeita ja kuluja.

Yleiset IRS: n yrityskustannussäännöt

Freshbooks kertoo, että yrityskulut, kuten toimistotarvikkeet, voidaan vähentää veroilmoituksista, jos yritys toimii voittoa tavoittelemalla. Yrityskustannusten on yleensä oltava sekä tavallisia että välttämättömiä. Toisin sanoen niiden on odotettavissa olevan liiketoiminnan harjoittamisen odotettavissa olevat kustannukset, jotka tarvitaan päivittäiseen ja pitkäaikaiseen toimintaan.

Yrityskulut on erotettava investoinneista, myytyjen tavaroiden kustannusten määrittämiseen käytetyistä kuluista ja henkilökohtaisista kuluista. Yleensä voit vähentää minkä tahansa yrityskustannuksen kokonaissumman, jos se täyttää kyseiset "tavalliset ja välttämättömät" kriteerit eikä ole pääomakustannus.

IRS: llä on erilaiset säännöt kotiin perustuville yrityksille. Näiden yritysten omistajien on erotettava tuotteet, joita käytetään yksinomaan liiketoimintaan, ja ne, jotka eivät ole niitä. Kannettavaa tietokonetta, jota käytetään lasten koulutyöhön, ei voida luokitella yrityskuluiksi. Jos sitä käytetään jonkin aikaa yritystoimintaan, voit kuitenkin vähentää osan tietyistä kuluista.

Yrityskulujen luettelot

Yritys, joka ei sijaitse kotona, voi pystyä vähentämään erilaisia ​​liiketoiminnan kuluja. Suurilla yrityksillä voi olla enemmän oikeutettuja vähennyksiä kuin pienillä. Suuryrityksen yrityskustannusluettelo voi sisältää vuokrat, vakuutukset, laitteiden vuokrat, pankkimaksut, palkanlaskennan palkkiot, työntekijöiden terveydenhoito- ja etuusohjelmat sekä lakimaksut.

Pienet yritykset voivat myös pystyä vähentämään monet näistä kustannuksista. Myyjiä palvelevat yritykset voivat pystyä vähentämään yritysautojen, matkojen, majoituksen ja koulutuksen kustannukset. Ageraksen mukaan myös kunnossapitoon, korjaamiseen ja univormuihin liittyvät lisäkustannukset voidaan vähentää.

Luettelo kotiyritysten vaatimukset täyttävistä toimistokuluista on hieman erilainen. Kodissa on oltava alue, jota käytetään yksinomaan yrityksen hoitamiseen. Tämä yrityskulujen luettelo voi sisältää osan kodin kiinteistöveroista ja asuntolainakoroista, erillinen puhelinlinja, jota käytetään vain yritykselle, vakuutus, turvajärjestelmä, kodin ylläpito sekä ylläpito ja korjaukset.

Pienet toimistokulujen vähennykset

Toimistokulujen vähentämistä varten yrityksen on pidettävä kuitit eriteltyinä. Kun yritys toimittaa verolomakkeensa, se vähentää toimistotarvikkeet voitosta. Joten yrityksellä, joka ansaitsee 100 000 dollarin voiton ja käyttää 15 000 dollaria toimistotarvikkeisiin, on 85 000 dollarin voitto verotustarkoituksiin, ellei muita vähennyksiä ole.

Liiketoiminnan yleiset ja hallinnolliset kulut ovat tavallisesti vähennyskelpoiset samana vuonna, jolloin ne maksetaan. Poikkeus on kustannuksiin, jotka liittyvät suoraan uuden yrityksen perustamiseen. nämä on aktivoitava viiden vuoden ajan.

On olemassa sääntöjä siitä, kuinka viihdekulut ja asiakaslahjat, kuten vähennykset, voidaan vähentää. Esimerkiksi yritysten omistajat voivat vähentää 50 prosenttia asiakasateriasta, mutta tämä koskee vain yhtä henkilöä; ryhmäateriat ja juhlat eivät lasketa. Asiakkaan lahjoista 25 prosentin vähennys on sallittu.

Kotitoimiston kuluvähennykset

Fyysinen kotitoimistotila voidaan vähentää kahdella tavalla: yksinkertaistettu tai vakio. IRS kuvaa yksinkertaistetun menetelmän vähennystä seuraavasti: "5 dollaria per neliöjalka toimistotilaa 300 neliöjalkaan asti". Vakiomenetelmä on monimutkaisempi; se seuraa todellisia kuluja ja laskee lopullisen lukumäärän liiketoimintaan käytetyn kodin prosenttiosuuden perusteella.

Muut kotitoimiston kuluvähennykset lasketaan myös prosentteina toimistotilan tai mittarilukeman perusteella. Näitä ovat kuljetus, Internet-palvelu, puhelimen käyttö ja muut tavarat.

Tapoja luokitella kulut

Yrityskulut voidaan edelleen jakaa kolmeen luokkaan: kiinteät, vaihtuvat ja jaksoittaiset. Kiinteät kustannukset pysyvät ennallaan, mutta voivat muuttua hieman tiettynä ajankohtana, esimerkiksi vuodessa. Ilmeinen esimerkki tästä on kuukausivuokra, joka nousee 12 kuukauden kuluttua.

Muuttuvat kulut eivät ole johdonmukaisia, ja ne voivat muodostaa yrityksen suurimmat kulut. Nämä näkyvät palkkakustannuksissa, yleishyödyllisissä laskuissa, varastojen ostoissa ja uusien tuotteiden lanseerauksissa. Jaksot ovat odottamattomia, ja niiden suunnittelu voi olla vaikeaa. Suuri, virheellinen tilaus on tehtävä uudelleen, vaihdettava tietokonejärjestelmä tai avattava uusi toimisto ovat kaikki osa tätä.

Kuinka poistot toimivat?

IRS antaa pienyritysten omistajille mahdollisuuden poistaa ensimmäiset 18 000 dollaria, jotka maksettiin yrityskäyttöön ostetuista laitteista vain tiettynä vuonna. Jos yritys yleensä ostaa niin paljon laitteita joka vuosi, se saattaa haluta hyödyntää täysimääräistä verohelpotusta heti.

Jos se on enemmän muuttuvia tai jaksoittaisia ​​kustannuksia, yrityksen omistaja saattaa haluta hyödyntää poistoja. Tämä on omaisuuden arvon aleneminen ajan myötä. Poistot ovat verovähennyskelpoisia yritysten omistajille ja perustuvat IRS-kaavaan. Sen avulla hakija voi vähentää ostokustannuksia ajan myötä, jotta se voidaan jakaa.

Monenlaisia ​​toimistokuluja voidaan luokitella taseen käyttöomaisuuteen ja niistä voidaan tehdä poistot. Yritykset käyttävät käyttöomaisuutta antaakseen pitkäaikaisia ​​tuloja, ja nämä varat pysyvät yrityksessä pidempään. Esimerkkejä ovat yrityksen ajoneuvot, huonekalut, tietokoneet ja koneet.

Hyödyllisiä resursseja veroilmoitukseen

IRS: llä on verkkosivustollaan paljon tietoa, joka voi auttaa yritysten omistajia verotuksen valmistelussa. Yritysmenoja koskevassa IRS-julkaisussa 535 on ohjeet aiheisiin, jotka sisältävät vuokrakulut, palkansaajille maksetut palkat, poistot ja ehtymät.

Tämä lomake viittaa myös yrityspalveluihin verkossa, jota sosiaaliturvalaitos tukee. Business Services Online tarjoaa online-arkistointivaihtoehtoja kirjanpitäjille, CPA: lle ja muille ilmoittautuneille edustajille, jotka käsittelevät tiettyjä verolomakkeita.