Yritysten omistajat parantavat julkista yrityskuvaansa, kun heidän yrityspolitiikkansa on luotu vankasti ammattimaiseen viestintään. On tullut tavalliseksi, että työntekijät ovat hyvin epävirallisia yrityssähköposteissa. Ja vaikka se on yleistä, epävirallinen oleminen yrityssähköposteista ei ole hyväksytty liiketoimintastandardi. Yritysten omistajien on ymmärrettävä, että oikean sävyn luominen asettaa sävyn koko kirjeelle.
Aloita tervehdyksellä. Rajoita tervehdysvaihtoehtoja antamalla henkilöstölle asianmukaiset valinnat.
Tavallinen tervehdys
Tavallinen tervehdys on "Hyvä herra (henkilön sukunimi)". Ja kuten perinteisessä postinvaihdossa, tavanomaisen tervehdyksen käyttäminen osoittaa kunnioitusta ja ammattitaitoa. Jotkut saattavat pitää tätä vanhanaikaisena, mutta se on hyväksyttävämpää kuin tahattomasti loukkaava.
"Rakas" -alkuinen tervehdys on ajaton. Käytä henkilön sukunimeä, jos sinulla on se tai jos suhde on uusi. Tämä osoittaa kunnioitusta.
Esimerkiksi "Hyvä herra Jones" on suositeltavampi kuin "Hyvä John". Jos et ole varma henkilön nimestä (herra, rouva, rouva tai neiti) tai sukunimestä, on hyväksyttävää käyttää etunimeä. Yrityksen tulisi noudattaa tavanomaista käytäntöä, että työntekijät yrittävät selvittää vastaanottajan sukunimen ennen etunimen käyttöä.
Ystävällisempi tervehdys
Joskus sähköpostit kirjoitetaan vähemmän muodollisilla standardeilla yksinkertaisesti siksi, että lähettäjä haluaa olla ystävällisempi. Esimerkiksi "Hei" on ystävällisempi kuin "Rakas". Tätä voidaan käyttää jopa kylmässä viestinnässä, jossa lähettäjällä ei ole vastaanottajan nimeä. Sitä käytetään myös etunimellä, kuten "Hei Jennifer".
Yrityksen omistajalla voi olla erityisiä asiakassuhteita, jos sitä käytetään muodollisen tervehdyksen aikana, kuten yrityksen menettelytavat määrittelevät. Esimerkiksi henkilökunta saattaa ottaa uuden asiakkaan kyytiin ja kysyä häneltä, haluaisiko hänet mieluummin kutsua etunimellään vai sukunimellään.
Ammattilainen, mutta sydämellinen
Yritysomistajat näkevät kirjeenvaihdossa käytetyn tervehdyksen. Se on hyväksyttävä tervehdys, mutta se viittaa sydämelliseen liikesuhteeseen virallisen suhteen sijaan. Tätä yritetään olla ystävällinen ja erilainen, mutta sitä pidetään silti muodollisena. Se näkyy usein kylmissä sähköposteissa tai kirjeenvaihdossa, jossa lähettävällä osapuolella ei ole vahvaa suhdetta vastaanottajaan.
Vältettävät tervehdykset
Ajattele henkilöä, joka lukee sähköpostia, ennen kuin kirjoitat tervehdyksen. Kun et ole varma siitä, miten yrityssähköposti aloitetaan, erehdy perinteisten tervehdysten puolella. Sähköpostin aloittaminen "Hei" näkyy usein nuoremmissa työntekijöissä, jotka suhtautuvat rennosti kaikkeen.
Tämä on kuitenkin liian rento useimmissa liiketoimintatilanteissa, koska jotkut vastaanottajat tuntevat potentiaalista epäkunnioitusta. Tämä pätee erityisesti silloin, kun nuorempi työntekijä lähettää sähköpostin vanhemmalle potentiaaliselle tai liikekollegalle.
Toinen välttämätön tervehdys on: "Kenelle se voi koskea", ellei sinulla ole mitään aavistustakaan vastaanottajan henkilöllisyydestä. Tämä tervehdys viittaa sokeaan sähköpostiviestiin, jolla ei ole mitään suhdetta vastaanottajaan. Suurin osa vastaanottajista näkee tämän heti sokeana sähköpostina, ja he voivat hylätä sen ennen lukemista. Esimerkiksi "Hei" on ystävällisempi kuin "Hyvä", ja on yleisempää, kun lähettäjällä on vakiintunut positiivinen suhde vastaanottajaan.
Kärki
On parempi pitää asiat lyhyinä, jos sinulla ei ole paljon tietoa. "Hei" on parempi kuin "rakas ystävä", vaikka sinulla ei olisi nimeä "Hei" jälkeen.