Tammikuu on aina kiireinen kuukausi kirjanpito-osastoille ja pienyrittäjille, kun he laativat veroasiakirjoja työntekijöilleen ja yrityksilleen. Työntekijän palkka- ja veroilmoitus, joka tunnetaan nimellä W-2, on virallinen asiakirja, jota käytetään verotettavien tulojen sekä sosiaaliturvaan, Medicareen sekä valtion ja paikallishallinnon pidätettyjen verojen määrän ilmoittamiseen. Sisäinen verovirasto (IRS) ei käytä tätä tärkeää asiakirjaa verotustarkoituksiin, mutta sosiaaliturvalaitos (SSA) käyttää työntekijän elinaikana hänen ansaintahistoriaansa määrittääkseen kelpoisuuden ja edut eläkkeelle siirtymisen jälkeen.
W-2: n ymmärtäminen
Ennen kuin vietät aikaa minkä tahansa lomakkeen täyttämiseen, varmista, että käytät oikeaa lomaketta. Työnantajien on täytettävä W-2-lomakkeet jokaiselle työntekijälle, jolle he suorittivat maksun, mukaan lukien muut kuin käteismaksut, vastineeksi palveluista vuoden aikana.
Vaikka et olisikaan virallinen yritys, mutta maksat jollekin kotitalouden työntekijänä, sinun on toimitettava heille W-2. Jos kuitenkin maksoit urakoitsijalle (työntekijälle) työstä, sinun on käytettävä eri lomaketta, 1099-MISC.
Tarvittavat asiat
W-2-muoto ja W-3-muoto
Vuotuiset palkkatiedot
Vuosittaiset vähennysluvut
Palkanlaskentaohjelmisto
Tulostin
Valitse arkistointimuoto
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa W-2-asiakirjojen arkistoinnissa. Voit täyttää paperilomakkeet tai arkistoida ne sähköisesti SSA: n Business Services Online -sivustolla.
Paperilomakkeet
Jos päätät käyttää paperilomakkeita, sinun on tilattava ne IRS: ltä. Helppo online-tilaus on saatavilla sen verkkosivuilla osoitteessa www. irs.gov/orderforms. Tilaa lomake oikeaan vuoteen; tammikuussa täytät lomakkeita juuri päättyneeltä vuodelta, ei kuluvalta vuodelta. Tulosta aina luettavasti mustalla musteella. Voit lähettää tällä menetelmällä enintään 249 työntekijälomaketta.
Sähköinen arkistointi
Nopeampi tapa tallentaa lomakkeet on käyttää SSA: n ylläpitämää ilmaista Business Services Online (BSO) -sivustoa. Sinun on määritettävä tili ja salasana, jotka on vaihdettava säännöllisesti.
Tämän järjestelmän avulla voit syöttää manuaalisesti jopa 50 työntekijää lähetystä kohti. Voit myös ladata alustetun palkatiedoston suurelle määrälle työntekijöitä. Muotoiluohjeet ovat ladattavissa BSO: n verkkosivustolta.
Kerää työntekijän palkkatiedot
Suorita jokaisen työntekijän palkkahallinnon yhteenvetoraportit. Raporteissa on esitettävä yksityiskohtaisesti, kuinka paljon rahaa heille maksettiin koko vuoden ajan, sekä verojen määrä, jotka pidätettiin liittovaltion tuloverosta, valtion ja paikallisista veroista, sosiaaliturva- ja Medicare-veroista.
Syötä tiedot kuhunkin lomakkeeseen
Noudata IRS: n ohjeita kunkin W-2-lomakkeen täyttämisessä. Annat seuraavat tiedot:
-
- Jokaisen työntekijän nimi, osoite ja sosiaaliturvatunnus
- Yrityksesi nimi, osoite, EIN (työnantajan tunnistenumero) ja valtion tunnistenumero
- Palkkojen, vihjeiden ja muiden korvausten yhteissummat
- Kunkin luokan verot yhteensä
- Valinnaiset lykkäykset tai Roth IRA -maksut tarvittaessa
- Tarvittaessa työnantajan maksaman sairaus- tai henkivakuutuksen verotettavat kustannukset
Kun syötät tietoja online-lomakkeisiin, tallenna tiedot jokaisen merkinnän jälkeen. Voit poistua verkkosivustolta tarvittaessa ja palata viimeistelemään työsi myöhemmin.
Tarkista valmiit W-2-korttisi
Kun olet syöttänyt kaikki työntekijäsi W-2: t, tarkista niiden oikeellisuus. SSA suosittelee epävirallisten kopioiden tulostamista ja antamista työntekijöille tarkistettavaksi. Tarkista nimen kirjoitusasut, oikeat osoitteet ja sosiaaliturvatunnukset. Jos lähetät lomakkeet ja löydät virheitä myöhemmin, sinun on lähetettävä korjattu lomake uudelleen.
Tulosta ja jaa lomakkeet
Kun kaikki on vahvistettu oikeiksi, tulosta W-2-laitteesi ja jaa ne työntekijöillesi. Muista lähettää ne viimeistään 31. tammikuuta, jotta IRS-määräaika ylittyy.
Lähetä lomakkeet SSA: lle
Viimeinen vaihe on arkistoida kaikki lomakkeet SSA: lle. Vaikka IRS sekä osavaltio ja paikallishallinnot käyttävät W2: ta tulojen tarkistamiseen, sosiaaliturvalaitos valvoo näiden asiakirjojen jättämistä. Sekä paperilla että sähköisesti saat myös W-3: n, joka on palkka- ja veroilmoitusten välityslomake; se on toimitettava jokaisen W-2-erän mukana.
Ajattele W-3: ta "kokonaiskorttina". Luettelossa luetellaan kaikki tunnistavat työnantajatiedot ja maksetut tai pidätetyt kokonaissummat kussakin ilmoitetussa luokassa koko yrityksellesi. Ilmoitat myös yrityksesi lähettämien yksittäisten W-2: iden kokonaismäärän. W-3 toimii tarkistuksena lähetystesi virheiden tunnistamiseksi.
Kärki
Älä tulosta kopiota IRS: n verkkosivustolta löytyneestä W-2-lomakkeen punaisesta versiosta ja lähetä sitä SSA: lle. Lomaketta ei voi skannata, eikä sitä hyväksytä. saatat jopa saada rangaistuksen. Sen sijaan tilaa paperilomakkeet suoraan IRS: ltä ja lähetä ne tai lähetä ne sähköisesti sosiaaliturvalaitokselle sen verkkopalvelusivuston kautta.