Työntekijätunnus on koodi, jota työnantaja käyttää yksilöimään organisaatiossa työskentelevät henkilöt. Työntekijätunnukset mahdollistavat virtaviivaisen ja tarkan kirjanpidon ja auttavat säilyttämään luottamuksellisia tietoja. Jos pidät pienyritystä kourallisen työntekijöiden kanssa, työntekijätunnus ei välttämättä ole kiireellinen huolenaihe, mutta yrityksesi kasvun myötä sillä on suurempi merkitys.
Miksi ei SSN?
Työntekijätunnus ei ole sama kuin verotunnus tai sosiaaliturvatunnus (SSN), jonka liittovaltion hallitus on myöntänyt. Vaikka SSN-tunnukset ovat toinen hyödyllinen henkilötodistuksen muoto, ne on pidettävä luottamuksellisina, eikä niitä saa käyttää päivittäiseen kirjanpitoon. Identiteettivarkaat etsivät SSN: itä, koska he tunnistavat yksilöllisesti Yhdysvaltojen kansalaiset. Varkaiden tunnistaminen saattaa käyttää sosiaaliturvatunnuksia väärennettyjen henkilökorttien ja muiden petollisten asiakirjojen luomiseen. Tätä on vaikeampi tehdä työntekijätunnuksilla, koska heillä ei ole käyttöä yrityksen sisäisen rekisterin ulkopuolella.
"John Smith" -ongelma
Yrityksesi kasvaessa on todennäköisempää, että työllistät useita ihmisiä, joilla on sama nimi, etenkin yleisten nimien kohdalla. Vaikka keskimmäiset nimet ja otsikot, kuten "Doctor", voivat auttaa erottamaan ihmiset, tämä ei aina toimi. Yksilöllisten työntekijätunnusten järjestelmän avulla voit tunnistaa ja tunnistaa henkilöt, joilla on sama nimi.
Tunnuskoodin muoto
Kun luot työntekijän henkilökoodin, muoto on täysin sinun tehtäväsi. Se voi olla numero tai kirjainten, numeroiden ja muiden symbolien yhdistelmä. Yritys voi tunnuksen avulla tunnistaa työntekijän tyypin; esimerkiksi ”T” ja muutama numero voivat tunnistaa henkilön teknikkona. Jotkut yritykset käyttävät peräkkäistä numerointijärjestelmää, jossa varhain liittyneillä työntekijöillä on alhainen lukumäärä, ja myöhemmin palkattujen työntekijöiden lukumäärä on suurempi.
ID-numeroiden keskitetty hallinta
On tärkeää, että yrityksesi antaa uudet henkilötunnukset yhdessä tai keskitetyssä paikassa yrityksessä, kuten henkilöstöosastossa, tai pienyrityksille, kirjanpitäjälle tai työntekijällesi. Keskittämällä vastuu vähentää se mahdollisuutta antaa sama numero useammalle kuin yhdelle henkilölle tai samalle henkilölle lopulta useita numeroita. Ainutlaatuisuus on erittäin tärkeää sujuvasti toimivalle kirjanpitojärjestelmälle.
Monikäyttöinen tunnus
On mahdollista, että organisaatiosi voi käyttää yhtä työntekijän numeroa useisiin tarkoituksiin. Esimerkiksi palkatonta harjoittelijaa ei välttämättä ole palkanlaskentajärjestelmässä, mutta he tarvitsevat silti resursseja, kuten avaimet ja tietokoneen käytön. Jos yrityksesi palkkaa harjoittelijan, he voivat pitää saman numeron; sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä uudelleen kirjanpitojärjestelmään.
Työntekijätunnus ja tietokannat
Työntekijätunnukset auttavat tehostamaan tietojenkäsittelyä vähentämällä tarpeettomia tietoja. Esimerkiksi työntekijätiedostossa voi olla työntekijän tunnus, nimi, kotiosoite ja puhelinnumero. Tiedostolla, jolla seurataan loma-aikaa, voi olla vain henkilötunnus ja lomapäivä. Tietokone sitoo nämä kaksi tiedostoa automaattisesti tunnistenumerolla, jolloin näet työntekijän nimen ja heidän loma-ajansa raportissa.
Työntekijä vs. työnantajan tunnus
Älä sekoita työntekijän tunnusta työnantajan tunnukseen (EIN). Jälkimmäinen on koodi, jonka liittovaltion hallitus on myöntänyt yrityksille verotusta ja raportointia varten. Se on samanlainen kuin sosiaaliturvatunnus, koska se yksilöi yrityksen. Kaikki ihmiset työllistävät yhdysvaltalaiset yritykset tarvitsevat EIN-tunnuksen.