Tietokoneista on tullut välttämättömiä liiketoiminnan työkaluja. Niitä käytetään yrityksen kaikilla osa-alueilla, mukaan lukien tuotteiden luominen, markkinointi, kirjanpito ja hallinto. On kriittistä, että yritysten omistajat valitsevat aikaa valitsemaan organisaatiolleen oikeat tietokoneet, ohjelmistot ja oheislaitteet. Ottaen huomioon modernin tekniikan monimuotoisuuden älypuhelimista ja tableteista suuriin työpöytäjärjestelmiin, yrityksesi parhaan tekniikan valinta voi olla pelottava.
Yritystietokoneen toiminnot
Suurin osa liiketoimintaprosesseista liittyy nyt tietokoneiden käyttöön. Tässä on joitakin niistä:
- Viestintä: Yritykset käyttävät tietokoneita sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään sähköpostin, messenger-järjestelmien, neuvottelujen ja tekstinkäsittelyn kautta.
- Tutkimus: Yritykset voivat käyttää tietokoneita tutkiakseen alan trendejä, patentteja, tavaramerkkejä, potentiaalisia asiakkaita ja kilpailijoita hakukoneiden ja omistamien tietokantojen kautta.
- Mediatuotanto: Tietokoneita käytetään nyt erityyppisten medioiden, kuten grafiikka-, video- ja äänituotantojen, tuottamiseen.
- Tietojen seuranta ja tallennus: Vaikka paperitiedostoja sisältävät paperitiedostot ovat edelleen käytössä, organisaatiot myös tallentavat ja hallitsevat tietojaan ohjelmistojen ja pilvipalvelujen avulla.
- Tuotekehitys: Kehittäjät käyttävät tietokoneita uusien tuotteiden ja palveluiden luomiseen.
- Henkilöstöresurssit: Sisäisiä HR-prosesseja ja palkanlaskentajärjestelmiä hallitaan ohjelmistoilla ja verkkopalveluilla.
Kannettavien ja työasemien käyttö
Yritysten omistajilla, jotka harkitsevat tietokoneiden ostamista, on tehtävä paljon päätöksiä, mukaan lukien tietokonetyypit, joita he haluavat käyttää toimistoissaan: kannettavat tai työpöydät. Kannettavien tietokoneiden suosio on kasvanut viime vuosikymmenen aikana, kun niiden luotettavuus, teho ja suorituskyky ovat kasvaneet, vaikka kannettavuus onkin parantunut. Jotkut asiantuntijat uskovat kuitenkin, että työpöydät ovat edelleen hyvä vaihtoehto monille yrityksille. Tässä on joitain huomioitavia tekijöitä:
Osto- ja korjauskustannukset: Pöytätietokoneet ovat usein edullisempia verrattuna kannettaviin tietokoneisiin, joilla on samanlainen käsittelynopeus ja -ominaisuudet. Lisäksi työpöytien korjaaminen voi olla halvempaa, koska niiden sisäiset komponentit ovat yleensä helpommin saatavilla.
Koko ja ergonomia: Sekä pöytätietokoneita että kannettavia tietokoneita on saatavana erikokoisina. Jos toimistosi tila on korkealuokkainen, vertaile käytettävissä olevien koneiden kokoa ja muotoa. Ergonomia on myös tekijä: jos työntekijät viettävät paljon aikaa työpöydällä, on tärkeää valita järjestelmä, joka kannustaa terveelliseen kehon sijoittumiseen.
Joissakin tapauksissa kannettavat tietokoneet voivat aiheuttaa suurempia ergonomisia haasteita, vaikka ne voidaan voittaa ostamalla oheislaitteita, kuten erillinen näyttö ja lisävarusteita. Tämä pätee erityisesti järjestelmänäppäimistöihin, koska kannettavat tietokoneet on suunniteltu tasaisemmilla näppäimistöillä kuin pöytätietokoneet.
Siirrettävyys: Missä työntekijäsi työskentelevät? Jos uskot tiimisi olevan suurimman osan ajasta työpöydällään, työpöydät voivat olla järkevimpiä. Jos joukkueesi on paljon tiellä, kannettavat tietokoneet ovat parempi valinta. Joissakin tapauksissa paras vaihtoehto voi olla useiden koneiden hankinta: Kannettavat tietokoneet myynti- ja myynninedistämisryhmille ja työpöydät hallintohenkilöstölle. Muista, että kannettavan tietokoneen helppo siirrettävyys aiheuttaa enemmän turvallisuuskysymyksiä kuin suuremmat pöytätietokoneet.
Laitteen omistajuuden edut
Kustannusten vähentämiseksi joillakin yrityksillä on nyt BYOD (Bring Your Own Device) -käytäntö. Työntekijöitä kannustetaan tuomaan omat kannettavat tietokoneet töihin tai vaihtoehtoisesti käyttämään omaa laitettaan, jos he työskentelevät kotona. Tällaisen järjestelmän etuihin, etenkin startup-yrityksille, kuuluvat pienemmät kustannukset yrityksen omistajalle sekä työntekijöiden käyttö koneella, jonka kanssa he työskentelevät parhaiten.
Tällä politiikalla on silti omat ongelmansa: Kaikilla työntekijöillä ei ole varaa ostaa tai ylläpitää myöhäisen mallin mukaisia kannettavia tietokoneita tai koneita, joilla on tarpeeksi voimaa liikeohjelmistojen käyttämiseen. Lisäksi on merkittäviä turvallisuusongelmia: Yritysjärjestelmät saattavat olla alttiita hakkeroinnille työntekijän tietokoneen kautta, varsinkin jos työntekijästä tulee löyhä selaamistottumuksistaan, sosiaalisen median sovellusten käytöstä tai tietoturvaohjelmistojen päivittämisestä.