Voi olla vaikea löytää kaikenkokoista yritystä vuodesta 2020 alkaen, joka ei perustu tietokoneisiin tuotteiden, palveluiden valmistamiseen, markkinointiin ja myyntiin. Tietokoneet tekevät liiketoiminnasta nopeampaa ja helpompaa, mutta niiden käyttö työvoiman toimesta voi myös aiheuttaa useita merkittäviä haittoja. Tietokoneen käytön haittojen ymmärtäminen työpaikalla voi auttaa sinua minimoimaan ne ja suojelemaan yritystäsi.
Voimakas riippuvuus tiedoista
Monet yritykset luottavat niin voimakkaasti tietokoneisiin, että virran menetys tai järjestelmän kaatuminen voi osoittautua tuhoisaksi. Arvokkaat tiedostot voivat kadota, joskus pysyvästi, millä voi olla pitkäaikaisia vaikutuksia, jos tiedostoja ei varmuuskopioida paperilla tai muilla menetelmillä, kuten automaattisilla yökohtaisilla varmuuskopioilla muualla tai pilvessä.
Asiakaspalvelukeskeinen liiketoiminta, joka riippuu kyvystä antaa nopeita ja luotettavia vastauksia asiakaskyselyihin, voi myös joutua vakavaan epäedulliseen asemaan, jos se menettää tietokoneen käytön.
Tietokoneiden henkilökohtainen käyttö
Tietokoneet voivat aiheuttaa häiriötekijöitä, varsinkin jos työntekijöille tarjotaan täysi Internet-yhteys. Työntekijöiden sijaan työntekijöillä voi olla houkutus viettää aikaa turhaan Internetissä surffailemalla, lähettämällä sosiaaliseen mediaan, tarkistaa urheilutuloksia, lähettää videoita ystäville, pelata pelejä tai osallistua pikaviestikeskusteluihin. Wisconsin School of Businessin mukaan työntekijät käyttävät Internetiä henkilökohtaisista syistä ollessaan kolmesta tunnista viikossa 2,5 tuntiin päivässä.
Yritysten on ehkä käytettävä suodatusohjelmistojen ostamisen ja asentamisen lisäkustannuksia työntekijöiden selaamisen rajoittamiseksi ja mustan luettelon luomiseksi sivustoista, joissa työntekijät eivät saa käydä. Yrityksesi tulisi työskennellä lakimiehesi kanssa luodakseen käytäntöjä, jotka rajoittavat tietokoneidesi käytön liiketoimintaan.
Hakkeroinnin vaarat
Toinen työpaikkatietojärjestelmien ongelma on, että monet pienyritykset tallentavat arkaluonteisia asiakastietoja, kuten luottokorttinumeroita, sosiaaliturvatunnuksia, pankkitilitietoja ja osoitteita. Jos hakkeri murtautuu yrityksen tietokonejärjestelmään onnistuneesti, hän voi käyttää tietoja pankkitilien tyhjentämiseen tai luottokorttimaksujen keräämiseen.
Parhaimmillaan tämä voi luoda suhdetoiminnan painajaisen yritykselle. Pahimmillaan se voi tehdä yrityksestä altis oikeustoimille, varsinkin jos se ei ole toteuttanut tehokkaita turvatoimenpiteitä, kertoo yritysvakuuttaja Hiscox USA.
Varmista, että kaikilla tietokoneillasi on uusin virustorjunta- ja hakkerointiohjelmisto. Määritä työntekijöille tiukat säännöt esineiden lataamisesta tietokoneisiin, jotta he eivät voi ladata vahingossa väärennettyinä sähköposteina lähetettyjä viruksia.
Yksityisyyden loukkaus
Monet yritykset laativat työntekijöiden tietokoneiden käytön seurantapolitiikan sopimattoman tai jopa laittoman toiminnan estämiseksi. Joissakin tapauksissa työntekijöiden on allekirjoitettava julkaisu, jossa tunnustetaan aliarviointi yhtiön valvontapolitiikasta.
Työntekijät voivat pitää tätä yksityisyyden loukkauksena ja viitata siihen esimerkkinä siitä, kuinka "iso veli" tarkkailee heitä. Se voi myös luoda eettisen ongelman, joka asettaa työntekijän oikeuden yksityisyyteen työnantajan oikeuteen suojella itseään.
Yksi tapa pehmentää työntekijöiden tietokoneiden käytön arviointia on antaa työntekijöille nimetön numero, jonka IT-henkilökunta näkee tarkistaessaan Internetin käyttöä. Jos he näkevät työntekijän # 22B surffaavan Internetissä henkilökohtaiseen käyttöön useita tunteja päivässä, IT-osasto raportoi työntekijän # 22B johdolle, joka lukee raportin ja päättää sitten, haluavatko he paljastaa työntekijän kurinalaisuudesta.