Kokouspöytäkirjat eivät ole vain huijauslehti siitä, mitä viime viikon henkilöstökokouksessa sanottiin. Pöytäkirjat voivat olla muodollisia oikeudellisia asiakirjoja, jotka edustavat yrityksen hallituksen tai valtion yksikön johdon virallista toimintaa. Koska pöytäkirjat ovat virallinen kirjanpito yritysten ja hallituksen toiminnasta, kannattaa kehittää niitä tehokkaasti. Jos kirjoitat muistiinpanoja käsin paperille, voi olla hyödyllistä, jos sinulla on esipainettu lomake, jotta voit laittaa tarvittavat tiedot mihin ne menevät. Voit myös luoda tietokonelomakkeen, jos tuo kannettava tietokone tai sähköinen muistikirja käytettäväksi kokouksen aikana.
Otsikkotiedot
Pöytäkirja sisältää otsikon kokouksen päivämäärästä ja sijainnista. Otsikko kertoo, kuka oli läsnä ja kenellä oli anteeksi poissaolo, ja siinä yleensä yksilöidään henkilö, joka toimi kokouksen puheenjohtajana ja nauhoittajana. Kokoukset, jotka tapahtuvat samanaikaisesti useissa paikoissa - esimerkiksi videoneuvottelujen kautta - kirjaavat yleensä läsnäolon sijainnin mukaan.
ESIMERKKI:
Pöytäkirja A-1-yhtiön hallituksen kokouksesta 4.5.2017 Johtokunnan huone, pääkonttorirakennus Robert Johnson, puheenjohtaja & Kyle McGregor, nauhoitussihteeri Läsnä: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M.Smith, R.Sandborn, V.Clark
Esittelymateriaali
Pöytäkirjat alkavat tyypillisesti tarkalla ajankohdalla, jonka puheenjohtajana toimiva johtaja kutsui kokouksen järjestykseen. Useimmissa kokouksissa esityslistan ensimmäiset kohdat sisältävät johdannot, puheenjohtajan huomautukset ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksymisen. Ota huomioon pääjohtajan puheenvuoroissa tarjotut pääkohdat. Jos jäsenet tarjosivat muutoksia edellisen kokouksen pöytäkirjaan, kirjaa muutokset tarkasti.
ESIMERKKI:
Mr. Johnson kutsui kokouksen järjestykseen klo 14.46 epävirallisten esittelyjen jälkeen Johnson ilmoitti, että hänen kissansa synnytti äskettäin kuusi pentua. Neitsyt Hawthornen aloitteesta heinäkuun kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin yksimielisellä suostumuksella, lukuun ottamatta sitä, että 15 kohdassa oleva sana "kuorma-auto" on korvattu ja korvattu sanalla "puolitraktori".
Suostumusohjelma
Vaikka jokaisella kokouksella on erilainen rakenne, muodolliset kokoukset - etenkin hallitusryhmille - alkavat yleensä "suostumusohjelmalla", joka on vain muutakin kuin sarja raportteja ja lausuntoja, jotka eivät vaadi äänestystä. Suostumusasiakirja sisältää usein kirjeenvaihdon, komiteoiden raportit ja muuta vain tiedottavaa materiaalia.
Kirjaa jokaisen suostumusohjelmassa käsiteltyjen asioiden pääkohdat, yksilöimällä keskustelun aihe ja jäsenten mahdolliset tärkeimmät kommentit avoimen keskustelun aikana.
ESIMERKKI:
Rouva Smith luki muistiin XYZ Manufacturing Companyn 4. marraskuuta päivätyn kirjeen. Kirje kehui kuljetusosaston ammattitaitoa nopeuttaa korkean profiilin tuotteiden toimitusta. Perez sanoi kuljetusosaston puolesta, että XYZ teki erinomaista työtä tarjoamalla yksityiskohtaisia reittiohjeita.
Liiketoimintaohjelma
Yritysten asialista on se, missä toiminta on - kokouksen osa, jossa jäsenet keskustelevat ja äänestävät erilaisista toimintakohdista. Virallisia pöytäkirjoja varten sihteerin on kirjoitettava todellinen äänestysliike ja todellinen ääntenlaskenta mukaan lukien, kuka äänesti kysymyksen puolesta ja vastaan. Tyypillisesti sihteeri sieppaa myös yhteenvedon keskustelusta, mukaan lukien kunkin puhuvan jäsenen tärkeimmät huomautukset.
Teknisesti ei ole sellaista asiaa kuin äänestys "pidättymisestä". Pidättäytyminen tarkoittaa äänestämättä jättämistä lainkaan. Ihmisten, jotka haluavat todeta, etteivät ne ole asian puolesta tai vastusta, pitäisi äänestää "läsnä" sen sijaan.
ESIMERKKI:
Johnson aloitti keskustelun ABC Widgetsin laskusta hintaan 21 434,87 dollaria. Neiti Hatoyama sanoi, että finanssikomitea hyväksyi laskun viime viikolla. Michaels kertoi tukevansa meneillään olevaa työtä ABC Widgetien kanssa. Hatoyama muutti hyväksymään laskun ABC Widgets, Inc: ltä 21 434,87 dollaria. Neiti Sandborn ilmoitti. Liike kuljetti 4-2 Hatoyaman, Sandbornin, Michaelsin ja Smithin kannalla ja Perez ja Clark vastustivat.
Päätemateriaalit
Useimmat minuutit päättyvät tyypillisesti ajankohtaan, jolloin kokous keskeytettiin. Pöytäkirja allekirjoittavat puheenjohtaja ja äänityssihteeri, vaikka jos sihteeri on ryhmän äänestävä jäsen, sihteerin allekirjoitus yksin riittää usein.
ESIMERKKI:
Johnson keskeytti kokouksen klo 19.14. Seuraava kokous on tarkoitus järjestää 5. elokuuta klo 15.00 johtokunnan huoneessa.
Allekirjoitettu, Robert Johnson, puheenjohtaja Kyle McGregor, nauhoitussihteeri