Pienyritysten kirjanpito voi olla monimutkainen käytäntö, mutta on olemassa useita yleisiä kirjanpitoperiaatteita, jotka auttavat yritysten omistajia jäsentämään kirjanpitomenettelytään ja pitämään selkeitä ja tarkkoja kirjoja. On tärkeää, että yritykset noudattavat liiketoimintayksikköolettamuksia, jotta niitä ei vain suojata laillisesti, vaan myös yrityksen taloudellinen kuva kuvataan selvästi.
Yrityskokonaisuuden oletus määritelty
Liiketoimintayksikön oletus, jota joskus kutsutaan erilliseksi olettamukseksi tai taloudellisen yksikön käsitteeksi, on kirjanpitoperiaate, jonka mukaan minkä tahansa liiketoiminnan kirjanpito on pidettävä erillään sen omistajien tai muun liiketoiminnan kirjanpidosta. Kaikki yhtiön toiminnasta saadut tulot on kirjattava tuloiksi, ja kaikkien kulujen on oltava yksinomaan liiketoiminnan kuluja. Omistajan henkilökohtaisia kuluja ei pitäisi siirtää yritykselle. Tämän tiukan erillisyyden noudattamisen ansiosta liiketoimintaa voidaan arvioida kannattavuuteen ja verotarkoituksiin tarkkojen taloudellisten tietojen perusteella eikä sekaannettuun henkilökohtaisen ja yritystalouden sekoitukseen. Sitä sovelletaan myös kaikkiin yrityksiin, vaikka yritys ja sen omistaja olisikin laillisesti sama yritys.
Laki vs. kirjanpito erillään
Yrityksiä on monenlaisia, ja kullakin rakenteella on siihen omat laki- ja verosäännöksensä. Monia pienyrityksiä pidetään läpäisevinä yksiköinä, joissa yritystä ei veroteta tuloistaan, mutta kaikki tulot "siirretään" omistajille ja niitä verotetaan yrityksen ansaitsemasta tulomäärästä. Esimerkkejä läpäisevistä yhteisöistä ovat yksityisyritykset, S-yritykset ja osakeyhtiöt (LLC). Yksittäisessä yrityksessä yritystä ja yksityistä omistajaa pidetään kuitenkin laillisesti yhtenä ja samana. Kaikista liiketoiminnan vastuista, taloudellisista ja juridisista, tulee omistajan vastuita. Silti, vaikka yksityisyrittäjien katsotaan laillisesti olevan samat, heidän on ylläpidettävä ja raportoitava henkilökohtainen ja yritystalous erikseen.
Tarkka kirjaaminen vaaditaan
Yksi liiketoimintayksikökonseptin haittapuolista kirjanpidossa on se, että yrityksen omistajien on oltava erittäin varovaisia pitääkseen yksityiskohtaista ja tarkkaa kirjanpitoa, erityisesti kuluistaan. Kaikki henkilökohtaiset ja yrityskulut on pidettävä erillään. Tämä tarkoittaa, että olisi otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että kirjanpitotiedot vastaavat tarkkoja kulusummia käyttötarkoituksen tai prosenttiosuuden perusteella. Esimerkiksi, jos yrityksen omistaja ostaa kaasua henkilökohtaisesti omistamalleen autolle henkilökohtaisella luottokortilla, mutta käyttää kyseistä kaasua ja autoa liikematkoihin, omistajalle olisi korvattava nämä kulut käyttämällä sisäisen valvonnan sallimaa mittarilukemaa. Tulopalvelu (IRS). Jos yrityksen omistaja kuitenkin vie yrityksen omistaman auton ja käyttää yrityksen luottokorttia kaasun ostamiseen viikon pituisella lomalla,näitä menoja ei pitäisi kirjata yritystoiminnan kuluiksi yrityksen kirjanpitoon, vaan ne tulisi ottaa henkilökohtaisena nostona.
Yritysosastojen tai useiden yritysten hallinta
Toinen esimerkki erillisestä kirjanpidosta vaativasta liiketoimintayksiköstä on silloin, kun yrityksen sisällä on erillisiä osastoja tai yksityishenkilö omistaa useamman kuin yhden yrityksen. Jos yrityksesi kasvaa, sinulla voi olla mahdollisuus laajentua nykyisten toimintojesi ulkopuolelle. Voit halutessasi perustaa erillisen divisioonan yrityksen sisällä käsittelemään tätä uutta liiketoimintamahdollisuutta. Tämän segmentin taloudellisen tilanteen ja toiminnan seuraamiseksi on hyvä kirjata kaikki tuotot ja kulut erillään yrityksen muusta osasta. Tämä voidaan tehdä käyttämällä "luokat" kirjanpito-ohjelmistoissa, kuten QuickBooks. Verotuksellisista ja juridisista syistä jako kuuluu edelleen pääyhtiön alaisuuteen, mutta erillisen kirjanpidon avulla voit arvioida sen taloudellisen tilanteen itsenäisesti.
Vastaavasti, jos yrityksen omistaja johtaa useampaa kuin yhtä yritystä, jokaiselle yritykselle tulisi säilyttää erillinen olettamus. Vaikka omistaja on sama, yritykset voivat olla hyvin erilaisia laajuudeltaan ja kooltaan, ja kaikki liiketoimet tulisi kirjata erikseen.