Kun yritys tarvitsee tiettyjä taitoja tai laitteita, mutta ei pysty täyttämään tätä tarvetta sisäisesti, voidaan lähettää ehdotuspyyntö. RFP auttaa yrityksiä kommunikoimaan keskenään ja edistämään tervettä kilpailua. Riippuen tarjousten lukumäärästä, jonka yritys haluaa saada, RFP voidaan lähettää muutamalle yritykselle tai se voi olla avoin kaikille yrityksille tarjouksen tekemiseksi.
Ehdotuspyyntö
Yritykset ja valtion virastot lähettävät ehdotuspyyntöjä, kun he tarvitsevat muiden yritysten palveluja tai laitteita. Kaupallisissa lehdissä, sanomalehdissä tai online-tietokannoissa julkaistut RFP: t voidaan lähettää myös suoraan yrityksille, konsultteille tai voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, joiden katsotaan pystyvän tarjoamaan tiettyjä palveluja tai laitteita, jotka on lueteltu aikaisemman työsuhteen tai maineen perusteella teollisuudessa.
RFP-komponentit
Ehdotuspyynnössä tulisi selkeästi määritellä tarvittava palvelu tai laitteet, kuten projektin loppuun saattaminen tai tietyn määrän materiaaleja tai laitteita. RFP: n tulisi sisältää projektin laajuus, suoritteet, budjetti sekä kaikki virstanpylväät ja määräajat. Jos pyydät materiaaleja tai laitteita, RFP: n tulee toimittaa kappaleiden kokonaismäärän lisäksi budjetti ja toimituspäivä. RFP: n tulee sisältää myös ehdotusten jättämisen määräaika ja materiaalipyyntö, kuten ansioluettelot, budjettiennakot tai luettelo sovellettavista taidoista ja asiantuntemuksesta. Sisällytä yrityksen yhteystiedot, jos tarjoajilla on lisäkysymyksiä.
Tarjousprosessi
Tarjousprosessi alkaa, kun RFP vapautetaan julkiseen katseluun. Yritysten ja urakoitsijoiden, jotka ovat kiinnostuneita RFP: n täyttämisestä, on toimitettava kaikki pyydetyt tiedot määräajassa. Määräajan umpeuduttua ehdotukset käydään läpi arviointiprosessi, jotta löydetään projektiin parhaiten soveltuva ehdokas. Yritys ottaa yhteyttä voittaneen tarjoajan aloittaakseen työn projektin parissa.
Tarjousluettelot
Yritykset voivat luoda tarjousluetteloita, jotka sisältävät riippumattomia urakoitsijoita ja muita yrityksiä, joilla on tarvittavat taidot tai alan kokemus yritysprojektien tekemiseen. Yritykset voivat hyväksyä muiden yritysten tai yksityishenkilöiden pyyntöjä liittyä tarjousluetteloihin tai yritys voi kutsua muita liittymään. Hallittavan luettelon ylläpitämiseksi yritysten ja urakoitsijoiden on ehkä liitettävä luetteloon uudelleen muutaman vuoden välein lähettämällä uusi pyyntö tai päivitettävä yritysprofiilinsa perustellakseen paikkaa luettelossa.
RFP: hen vastaaminen
Kun vastaat RFP: hen, muista vastata kaikkiin kysyttyihin kysymyksiin ja toimitettuihin materiaaleihin, kuten ansioluettelot, viitteet, asiakaskokemukset, luettelo erityisosaamisesta ja kokemuksesta, työntekijöiden määrä ja muut varmistaaksesi, että olet oikeutettu tarjouksen tarkistamiseen. Jos RFP sisältää esimerkiksi sivun enimmäismäärän, pysy siinä. Varmista myös, että noudatat kaikkia RFP-määräaikoja, koska useimmat yritykset eivät hyväksy eräpäivän jälkeen jätettyä tarjousta. Valmista ehdotuksesi ammattimaisesti ja käytä kieltä, joka on sopiva teollisuudelle, jolla työskentelet.