Työpaikan viestintäongelmilla voi olla kielteinen vaikutus moraaliin, tuottavuuteen ja yksiköiden välisiin työsuhteisiin. Kun jätetään tarkastamatta, käynnissä olevat viestintäongelmat voivat leikata voittoja, lisätä liikevaihtoa ja johtaa virheisiin, jotka vaikuttavat negatiivisesti yrityksen julkiseen kuvaan. Yleisten ongelmien tunnistaminen ja ratkaiseminen voi tasoittaa ongelmia ennen kuin ne menevät käsistä. Varo yleisiä työpaikan viestintäongelmia ja ratkaise ne nopeasti.
Täydellisen viestinnän epäonnistuminen
Työpaikalla, jota hallitsevat nopeat vastaukset tekstin ja sähköpostin välityksellä, yksityiskohdat voivat kadota, unohtua tai ymmärtää väärin. Vastaus "kyllä" kysymyssarjaan sähköpostissa ei ole selvää. Kun vastaat “OK”, kun sinulta kysytään, voitko tarkistaa asiakirjan, ei käsitellä kysymystä siitä, missä asiakirja sijaitsee, millaista tarkistusta pyydetään tai milloin muokkaukset on palautettava.
Ratkaisu: Tee sähköpostipyynnöistä selkeät ja yksityiskohtaiset ja tee vastauksista täydelliset ja kattavat. Ennen kuin painat Lähetä, kysy itseltäsi:
- Vastasinko kaikkiin kysymyksiin kokonaisuudessaan?
- Onko vastaanottajalla kysyttävää sähköpostin lukemisen jälkeen?
Oletetaan, että jollakin muulla on pallo
Kun olet osa ryhmän aivoriihiä, ryhmäsähköpostia tai ryhmäprojektia, on aina mahdollista olettaa, että jollakin muulla on tehtävä. Kun kaikki olettavat, että joku muu käsittelee asioita, pallo putoaa väistämättä, mikä johtaa sormen osoittamiseen, syyllisyyteen ja määräaikojen puuttumiseen.
Ratkaisu: Kaikissa ryhmän dynaamisissa olosuhteissa on oltava henkilö, joka asettaa ja selventää rooleja keskustelun tai keskustelun lopussa. Ryhmäsähköposti, joka selventää kuka tekee mitä ja milloin virtaviivaistaa ryhmäaloitteita.
Itsemuokkauksen epäonnistuminen
Itse muokkaus on hyvä liiketoimintatekniikka oppia sekä kirjallisesti että sanallisesti. Jos jätät huomioimatta, mitä aiot kirjoittaa tai sanoa, seurauksena voi olla viestinnän hajoaminen joko siksi, että et sano täysin ajatuksiasi tai reagoi ajattelematta, mikä johtaa loukkaantuneisiin tunteisiin ja väärinkäsityksiin.
Ratkaisu: Ennen kuin painat Lähetä, tarkista sisällön, oikeinkirjoituksen, kieliopin ja oikeellisuuden. Tarkista sitten äänesi varmistaaksesi, että vastaanottaja ei voi tulkita sanojasi väärin. Kun puhut lämmitetyssä ympäristössä, valitse sanasi huolellisesti ja suorita ne mielisuodattimesi läpi ainakin kerran ennen kuin sanot ne ääneen.
Valmistautumaton
Jos olet myöhässä kokouksesta tai lähestymässä määräaikaa ja et ole valmistautunut, saatat olla kiusaus siivota se. Kun olet valmistautumaton, voi esiintyä virheitä, väärinkäsityksiä ja jopa projektin tai tehtävän väärä suuntaus.
Ratkaisu : Ole organisoitu ja valmistaudu. Jos et ole, on parempi myöntää, että tarvitset enemmän aikaa kuin heittää ajatus seinää vasten ja toivoa, että se tarttuu.
Väärä viestintätyökalu
Joskus sähköposti on sopiva ja toisinaan puhelinsoitto tai henkilökohtainen tapaaminen on sopivampi. Tilanteen väärä arviointi ja väärän työkalun valitseminen voi johtaa viestinnän hajoamiseen ja aiheuttaa sekaannusta, väärinkäsitystä ja loukkaantuneita tunteita.
Ratkaisu: Jos vaihdat tuntemattomia tietoja päivittäin, sähköposti on hieno. Jos yrität selvittää väärää tietoa sisältävän tahmean tilanteen, puhelinsoitto tai Skype-istunto mahdollistaa tehokkaamman edestakaisen vaihdon. Jos toimitat huonoja uutisia tai käydään vakavaa tai kiistanalaista keskustelua, henkilökohtainen lähestymistapa on paras valinta. Sen avulla voit lukea kehon kieltä, mitata temperamenttia ja saada henkilökohtaista yhteyttä.
Liian paljon sanomista
Joskus jaamme liian paljon puhuessamme ennen kuin ajattelemme. Muina aikoina juoruilemme ja vaihdamme sopimattomia tietoja. Joskus huolimattomuus johtaa henkilökohtaisen tai arkaluontoisen tiedon jakamiseen tai luovuttamiseen - ajattele skenaariota, jossa osut vahingossa "vastaa kaikille" tai "eteenpäin" sähköpostikeskustelussa, jossa sinä ja kolleganne puhutte halveksivasti asiakkaasta.
Ratkaisu: Korosta luottamuksellisuuden tarvetta työpaikalla, pidä arkaluontoisia kokouksia suljettujen ovien takana, pidättäydy asettamasta erittäin luottamuksellisia tai arkaluontoisia tietoja sähköpostiin ja lopeta juorut.
Sujuva ja tehokas viestintä alkaa ylhäältä alas. Jos sinulla ei vielä ole parhaiden käytäntöjen mukaista viestintäpolitiikkaa, luo se ja käytä sitä perehdyttämiseen ja henkilöstön koulutustapahtumiin. Harkitse myös, että joskus ongelma, joka näyttää johtuvan heikosta viestinnästä, voi olla tehoton liiketoimintakäytäntö, huono organisaatio tai heikko ajanhallintaosaaminen. Ennen kuin syytät viestintäongelmia, arvioi muut syyt tehokkaan toiminnan hajoamiseen.