Tavaroiden tai palvelujen myynnin aikana ostaja ja myyjä tekevät sopimuksen liiketoiminnan suorittamisesta ja rahoitustapahtuman suorittamisesta. Sopimus voi olla suullinen tai kirjallinen, ja kaupan ehdot kirjataan tai dokumentoidaan laskulla ja kuitilla. Laskut ja kuitit ovat kirjanpitotiedot; laskua kutsutaan myös laskuksi. Laskuja ja kuitteja käytetään kirjanpidossa myyntitapahtumien kirjaamiseen ja maksupyyntöjen ja kuittien kirjanpitoon.
Myyjän toimittamat laskut
Laskulla tarkoitetaan myyntiä koskevaa laskua tai maksupyyntöä. Siinä luetellaan tavarat tai palvelut, jotka myyjä tarjoaa asiakkaalle, sekä hinnat, hyvitykset, alennukset, verot ja erääntyneet maksut. Se voi sisältää myös luottotiedot, laskunumeron, myyjän nimen ja mahdolliset erityiset myyntiohjelmat.
Esimerkiksi monet laskut antavat ostajalle 30 päivän maksaa ja tarjoavat alennuksen maksamisesta laskupäivän 10 ensimmäisen päivän aikana. Lasku sisältää myyjän yritystiedot, mukaan lukien yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, faksinumero ja verkko-osoite. Se sisältää myös ostajan yhteystiedot ja myyntitapahtuman. Laskuja ei pidä sekoittaa ostotilauksiin, jotka ovat ostajien kirjallisia pyyntöjä myyjille, joilla sallitaan tavaroiden lähetys tai toimitus maksusopimuksella.
Kuitit maksun todistamiseksi
Kuitti on asiakirja siitä, että maksu on suoritettu myynnin viimeistelemiseksi. Se toimii todisteena omistajuudesta useimmissa tapauksissa. Siinä luetellaan tavarat tai palvelut, hinnat, hyvitykset, alennus, verot, maksettu kokonaismäärä ja maksutapa. Kuitit sisältävät yleensä tietoja ostajista ja myyjistä, eri muodoissa ja vaihtelevassa määrin.
Esimerkiksi myyntipisteissä, kuten kaasun ostaminen autolle huoltoasemalta, on täydelliset myyjän yhteystiedot, mutta ostajan tiedot ovat rajalliset. Kuitti on ostajan maksutosite.
Liikkeeseenlaskijat ja vastaanottajat
Myyjät, kauppiaat ja myyjät tuottavat laskut ja kuitit, jotka lähetetään ostajille, asiakkaille tai asiakkaille. Kirjanpitoyksiköt, myyntihenkilöstö ja asiakaspalveluhenkilöstö voivat laskuttaa asiakkaita. Lääkäreiden ja hammaslääkäreiden toimistot laskuttavat potilaita suoritetuista palveluista. Tarjoilija tai tarjoilija antaa ravintoloissa ruokailijoille laskun, jota kutsutaan laskuksi tai sekiksi, tilaamastaan ruoasta.
Kuittien vastaanottajat ovat yleensä asiakkaita, mutta he voivat olla kirjanpitäjiä tai kirjanpitäjiä, samoin kuin kolmannet osapuolet, jotka saavat kuitit todisteena asiakkaan maksusta talousmenettelyissä.
Laskujen ja kuittien käyttö
Laskuja käytetään maksun pyytämiseen ostajilta, myynnin seurantaan, varastojen hallintaan ja tavaroiden ja palvelujen toimittamisen helpottamiseen. Laskuja käytetään myös odotettujen tulojen seuraamiseen ja asiakassuhteiden hallintaan tarjoamalla edullisia maksuvaihtoehtoja, kuten pidennetyt maksuaikoja tai alennuksia ennakkomaksuista tai käteismaksuista.
Ostajat tai asiakkaat käyttävät kuitteja osoittaakseen, että he ovat maksaneet tuotteesta, erityisesti palautustilanteissa, joissa tavarat ovat viallisia tai viallisia.