Pienyritykset käynnistävät usein kengän budjetin. Tämän vuoksi kustannusten hallinta on välttämätöntä yrityksen pitkän aikavälin terveydelle. Yksi tapa vähentää kustannuksia ja kannustaa vastuulliseen kulutukseen on kehittää sisäinen vaatimusprosessi kaikille uusille ostoille.
Ostohakemuslomake
Ostohakemuslomake on sisäinen asiakirja, jota työntekijät käyttävät pyytääkseen tietyn tuotteen ostamista. Työntekijä kuvaa tuotetta ja miksi sitä tarvitaan. Tämä lomake lähetetään sitten muille yrityksen sisäisille henkilöille ja osastoille tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Vaatimusprosessi
Lunastusprosessi on sisäinen ja vaihtelee yrityksittäin. Tyypillinen ostopyyntö voi kuitenkin toimia näin:
- Työntekijä tarvitsee uuden kannettavan tietokoneen ja hankkii hakulomakkeen. Hän kuvailee haluamaansa kannettavaa tietokonetta ja selittää tarvittaessa miksi sitä tarvitaan. Sitten hän pyytää osastopäällikköään allekirjoittamaan hakulomakkeen.
- Kun esimies on allekirjoittanut lomakkeen, se voi mennä IT-osastolle, jotta osaston asiantuntijat voivat varmistaa, että tietokone on yhteensopiva yrityksen järjestelmien kanssa ja että se täyttää tietoturvastandardit.
- IT-hyväksynnän jälkeen vaatimus menee osto-osastolle. Osastohenkilöstö hankkii tietokoneen useilta jälleenmyyjiltä ja haluaa ostaa sen jälleenmyyjältä, joka tarjoaa parhaan hinnan. Osto-osasto antaa myyjälle ostotilauksen.
Rekvisioprosessin edut
Rekvisioprosessilla on useita etuja, jopa pienille yrityksille:
- Läpinäkyvyys: Hakuprosessi vaatii työntekijöitä ja heidän esimiestään perustelemaan ostoksen. Yksinkertainen prosessi kirjoittaa, miksi tietty tuote tarvitaan, voi vähentää tarpeettomia ostoksia. Se voi myös minimoida kalliiden tuotteiden ylikulut, kun edullisempi tuote vastaa yrityksen tarpeita.
- Toiminnallisuus ja yhteensopivuus: Jotkin tuotteet, erityisesti ohjelmistoelektroniikka, saattavat olla yhteensopimattomia yritysten nykyisten laitteiden ja järjestelmien kanssa. Vaatimalla muiden asiaankuuluvien osastojen päälliköt allekirjoittamaan ostoksen, yritys vähentää tai poistaa tarpeen palauttaa tuote, kun havaitaan, että se ei vain sovi yritykselle.
- Parhaan tarjouksen saaminen: Osto-osastot tai ostovirkailija voivat kehittää suhteita myyjiin ja turvata monien tuotteiden ensisijaisen hinnoittelun.
Muut vaatimusprosessin näkökohdat
Jotkut yritykset eivät vaadi vaatimuslomakkeita kaikkiin ostoihin. Esimerkiksi yritys voi päättää, että osastopäällikkö voi suoraan hyväksyä ja tilata ostot tuotteille, joiden hinta on alle 100 dollaria ja jotka eivät ole ohjelmistoja, tietokoneita tai oheislaitteita. Hankintaprosessi voi olla ylivoimainen hyvin pienelle yritykselle, jossa on vain yksi tai kaksi työntekijää. Liiketoiminnan kasvaessa ostoprosessien tarkistaminen ja uusien prosessien toteuttaminen on kuitenkin aina hyvä idea.